Tự động hoá quy trình bằng AI – 7 việc lặp lại nên giao cho máy trước

Tự động hoá không nhất thiết là dự án lớn. Nhiều việc chỉ cần nối hai phần mềm đang dùng và thêm một bước AI đọc hiểu ở giữa.

1. Nhập liệu từ giấy tờ

Hoá đơn, phiếu giao hàng, đơn đặt hàng dạng ảnh hoặc PDF được AI đọc và điền vào bảng tính. Người phụ trách chỉ rà lại những dòng AI đánh dấu chưa chắc chắn.

2. Phân loại email và tin nhắn

AI gắn nhãn theo loại yêu cầu và chuyển tới đúng người, kèm bản nháp câu trả lời.

3. Tổng hợp báo cáo định kỳ

Số liệu từ nhiều bảng được gom lại, AI viết phần tóm tắt, gửi vào nhóm chat đúng giờ.

4. Ghi biên bản cuộc họp

Bản ghi âm được chuyển thành văn bản, tóm tắt ý chính và danh sách việc cần làm theo từng người.

5. Soạn nháp nội dung

Bài đăng, email chăm sóc khách, mô tả sản phẩm được soạn nháp theo giọng văn của thương hiệu, chờ người duyệt.

6. Theo dõi đơn hàng và nhắc việc

Khi trạng thái đơn thay đổi, hệ thống tự cập nhật và nhắn cho khách hoặc nhân viên phụ trách.

7. Sàng lọc hồ sơ ứng viên

AI tóm tắt hồ sơ theo tiêu chí tuyển dụng để bộ phận nhân sự đọc nhanh hơn. Quyết định vẫn do người tuyển dụng đưa ra.

Bước nào cần người duyệt

Việc gì liên quan tới tiền, cam kết với khách, phát ngôn công khai hoặc quyết định về con người thì giữ một bước duyệt. Tự động hoá phần chuẩn bị, để con người quyết định phần cuối.

Xem thêm cách chọn công cụ tự động hoá và dịch vụ tự động hoá quy trình.